Ob du einen Vertrag unterschreiben willst, eine Beschwerde loswerden möchtest oder einfach wissen willst, wer hinter einer Firma steckt: Die Geschäftsführung steht im Firmenbuch. Dieser Ratgeber erklärt, wo du sie findest und wie du die Angaben richtig liest.
Organe: wer eine Firma leitet
Firmen handeln durch ihre Organe. Welche das sind, hängt von der Rechtsform ab:
- GmbH: ein oder mehrere Geschäftsführer, eventuell ein Aufsichtsrat.
- AG: der Vorstand führt die Geschäfte, der Aufsichtsrat überwacht ihn.
- OG und KG: die unbeschränkt haftenden Gesellschafter vertreten die Gesellschaft, bei der KG die Komplementäre.
- Privatstiftung: der Stiftungsvorstand.
Im Firmenbuch steht bei jeder Person der Name, bei natürlichen Personen meist auch das Geburtsdatum, sowie seit wann sie die Funktion ausübt.
Selbständig oder gemeinsam vertretungsbefugt?
Wichtig ist die Vertretungsbefugnis. Sie sagt, ob eine Person allein für die Firma unterschreiben darf:
- Selbständig: Die Person kann die Firma allein wirksam vertreten.
- Gemeinsam: Sie braucht dafür eine zweite Person, etwa einen weiteren Geschäftsführer oder einen Prokuristen.
Gerade bei größeren Verträgen lohnt sich ein Blick darauf, ob die Unterschrift einer einzelnen Person ausreicht.
Prokura: die Vollmacht im Firmenbuch
Ein Prokurist ist kein Geschäftsführer, hat aber eine weitreichende, im Firmenbuch eingetragene Vollmacht. Er darf die Firma in fast allen Geschäften vertreten. Auch bei der Prokura gibt es Einzel- und Gesamtprokura.
Gesellschafter sind nicht Geschäftsführer
Ein häufiger Irrtum: Wer eine GmbH besitzt, führt sie nicht automatisch. Gesellschafter sind die Eigentümer und halten Anteile. Geschäftsführer leiten das Tagesgeschäft und vertreten die Firma nach außen. Oft ist dieselbe Person beides, zwingend ist das aber nicht. Bei einer GmbH stehen die Gesellschafter mit ihren Stammeinlagen im Firmenbuch, bei einer AG die Aktionäre in der Regel nicht.
Wie aktuell ist die Angabe?
Ein neuer Geschäftsführer muss zur Eintragung ins Firmenbuch angemeldet werden. Zwischen dem Beschluss der Gesellschafter und der Eintragung können einige Tage oder Wochen vergehen. Wenn du ganz sichergehen willst, frag bei wichtigen Verträgen nach, ob es gerade Änderungen in der Geschäftsführung gibt, und prüfe den Registerstand kurz vor der Unterschrift noch einmal.
Von der Person zur Firma
Manchmal kennst du nur einen Namen. Dann hilft eine Personensuche: Sie zeigt, in welchen Firmen eine Person als Geschäftsführer, Vorstand oder Gesellschafter auftritt oder aufgetreten ist. Grundlage sind die Bekanntmachungen auf der EVI (Elektronische Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes), in der Eintragungen ins Firmenbuch veröffentlicht werden. Beachte dabei, dass verschiedene Personen denselben Namen tragen können.