Wer mit einer Firma Geschäfte macht, eine Rechnung prüft oder einfach wissen will, wer hinter einem Unternehmen steht, landet schnell beim Firmenbuchauszug. In diesem Ratgeber erfährst du, was darin steht, welche Wege es gibt und was du kostenlos herausfinden kannst.
Was ist ein Firmenbuchauszug?
Das Firmenbuch ist das amtliche Unternehmensregister in Österreich. Es wird von den Landesgerichten (in Wien vom Handelsgericht) als Firmenbuchgerichte geführt. Ein Firmenbuchauszug ist eine Zusammenfassung dessen, was zu einer Firma eingetragen ist. Typischerweise enthält er:
- den Firmenwortlaut und die Firmenbuchnummer (FN),
- die Rechtsform (z. B. GmbH, AG, KG, eingetragenes Einzelunternehmen),
- Sitz und Geschäftsanschrift,
- die vertretungsbefugten Personen wie Geschäftsführer, Vorstand oder Prokuristen,
- bei der GmbH die Gesellschafter mit ihren Stammeinlagen,
- Hinweise auf eingereichte Jahresabschlüsse, Auflösung, Liquidation oder Insolvenz.
Es gibt einen aktuellen Auszug, der nur den gültigen Stand zeigt, und einen historischen Auszug, der auch frühere Eintragungen enthält, etwa ausgeschiedene Geschäftsführer.
Die offiziellen Wege kosten Geld
Die Firmenbuchdatenbank selbst ist öffentlich, die Abfrage über die amtlichen Kanäle ist aber gebührenpflichtig. Einen Auszug bekommst du über die Online-Angebote der Justiz oder über sogenannte Verrechnungsstellen. Das sind private Anbieter, die von der Justiz zur Weitergabe der Firmenbuchdaten berechtigt sind und die gesetzlichen Gebühren samt eigenem Aufschlag verrechnen. Die genauen Preise hängen vom Anbieter und von der Art des Auszugs ab.
Einfacher Auszug oder beglaubigter Auszug?
Für die meisten Zwecke reicht ein einfacher Auszug oder eine Einsicht in die Registerdaten. Manche Stellen verlangen jedoch einen beglaubigten Firmenbuchauszug, zum Beispiel Banken, Behörden im Ausland oder ein Notar bei bestimmten Verträgen. Einen beglaubigten Auszug stellen das Firmenbuchgericht, die Bezirksgerichte oder ein Notar aus. Nur dieser hat die Beweiskraft einer öffentlichen Urkunde.
Registerdaten kostenlos ansehen
Brauchst du kein amtliches Dokument, sondern willst nur wissen, was eingetragen ist, gibt es kostenlose Möglichkeiten. Firmenbuch.app bereitet die öffentlichen Registerdaten verständlich auf. Ohne Anmeldung siehst du für österreichische Firmen unter anderem:
- Firmenwortlaut, Rechtsform, FN, Sitz und Status (aktiv oder gelöscht),
- Geschäftsführung, Vorstand, Prokura und Gesellschafter, soweit veröffentlicht,
- Kennzahlen aus offengelegten Jahresabschlüssen wie Bilanzsumme und Eigenkapital,
- die Liste der veröffentlichten Urkunden,
- Beteiligungen und Verflechtungen im Netzwerk-Graphen.
Wofür reicht die kostenlose Einsicht?
Für eine schnelle Prüfung eines Geschäftspartners, für die Recherche vor einem Bewerbungsgespräch oder um herauszufinden, ob eine Firma noch existiert, ist die freie Einsicht meist völlig ausreichend. Für Grundbuch, Gericht, Bank oder Notar solltest du dagegen vorher fragen, welche Form verlangt wird.