Eine Firmenbuch-Abfrage ist der schnellste Weg, um herauszufinden, ob es eine Firma wirklich gibt, wo sie ihren Sitz hat und wer sie vertritt. Hier erfährst du, wie die Suche funktioniert und wie du auch schwierige Fälle findest.
Wer steht im Firmenbuch?
Im österreichischen Firmenbuch eingetragen sind vor allem Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, SE), Personengesellschaften (OG, KG), Genossenschaften, Privatstiftungen, Sparkassen und Versicherungsvereine. Einzelunternehmer müssen sich erst ab einer bestimmten Umsatzgröße eintragen lassen, können es aber freiwillig tun (dann mit dem Zusatz „e. U.“). Viele kleine Gewerbetreibende stehen deshalb nicht im Firmenbuch, sondern nur im Gewerbeinformationssystem (GISA).
Suche nach dem Firmennamen
Der häufigste Weg ist die Suche nach dem Firmenwortlaut, also dem eingetragenen Namen. Dieser weicht oft von der Marke oder dem Namen am Geschäftslokal ab. Ein Café namens „Sonnenschein“ kann zum Beispiel als „Müller Gastronomie GmbH“ eingetragen sein.
Tipps für die richtige Schreibweise
- Suche mit ganzen Wörtern, nicht mit Wortteilen aus der Mitte eines Namens.
- Lass Rechtsformzusätze wie „GmbH“ oder „AG“ zunächst weg.
- Probiere Umlaute in beiden Formen: „Müller“ und „Mueller“.
- Achte auf Bindestriche, Abkürzungen und „&“ statt „und“.
- Versuche einen markanten Teil des Namens statt des ganzen Wortlauts.
- Findest du die Firma nicht, suche über eine bekannte Person (Geschäftsführer oder Gesellschafter).
Suche mit der Firmenbuchnummer
Am treffsichersten ist die Firmenbuchnummer (FN). Sie besteht aus Ziffern und einem Prüfbuchstaben, etwa FN 123456a. Jede Nummer gehört genau zu einer Firma und ändert sich auch bei einer Umbenennung nicht. Du findest sie zum Beispiel im Impressum einer Website oder auf Rechnungen.
Historische und gelöschte Firmen
Firmen verschwinden nicht spurlos aus dem Register. Wird eine Gesellschaft aufgelöst und gelöscht, bleibt ihre Eintragung als historischer Stand erhalten. Das ist nützlich, wenn du einen früheren Vertragspartner suchst, eine alte Rechnung zuordnen willst oder nachvollziehen möchtest, wie eine Firma früher hieß.
Auch Namensänderungen, Sitzverlegungen und Wechsel in der Geschäftsführung sind im historischen Auszug nachvollziehbar. So erkennst du etwa, ob eine Firma häufig ihre Geschäftsführer wechselt.
Woran du erkennst, dass du die richtige Firma hast
Gerade bei häufigen Namen gibt es oft mehrere ähnliche Treffer. Vergleiche deshalb nicht nur den Namen, sondern auch Sitz, Rechtsform und Geschäftsführer mit den Angaben, die du von der Firma kennst, etwa aus dem Impressum oder einer Rechnung. Stimmen diese Merkmale überein, hast du mit großer Wahrscheinlichkeit die richtige Eintragung gefunden.
Was die Abfrage nicht zeigt
Das Firmenbuch sagt nichts über die Zahlungsmoral, Bewertungen oder Gewerbeberechtigungen einer Firma. Für Gewerbeberechtigungen ist das GISA zuständig, für Insolvenzen die Ediktsdatei der Justiz. Gute Recherche verbindet deshalb mehrere Quellen.